Чи не кожному підприємству доводиться видавати своїм працівникам кошти під звіт або на відрядження. Закон “Про податок з доходів фізичних осіб” ввів тут нові правила. Про свої витрати працівник повинен поінформувати бухгалтерію. Для цього доведеться заповнювати спеціальний звіт. Він так і називається: звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт. До речі, раніше подібної практики не було. Нині форма звіту вже встановлена ДПАУ. Її можна отримати, звернувшись до місцевої інспекції.

Звіт заповнюється працівником протягом трьох банківських днів. Точкою відліку є день, коли закінчилось відрядження або, коли були завершені справи, на які, власне, виділялися кошти під звіт.

Звісно, можливі ситуації, що грошей видали більше, ніж виявилося потрібним, або не всі витрати працівник може підтвердити відповідними документами. В будь-якому випадку ці гроші необхідно повернути до каси або на розрахунковий рахунок підприємства. І це потрібно встигнути зробити до або під час подання звіту про використання коштів, тобто, як вже зазначалося, протягом 3 банківських днів.

Працівник не встиг протягом 3 банківських днів повернути ці кошти. Такі ситуації виникають у багатьох. Шановні бухгалтери! Майте на увазі, що таких нерадивих працівників, порушників касової дисципліни доведеться карати штрафом та навіть додатковим податком. Можливі два варіанти розвитку подій. Розглянемо їх на конкретному прикладі.

Громадянин Петров працює на підприємстві “Сонечко”. Його направили у відрядження на 5 діб з 1 по 5 лютого. Видали 90 гривень добових в розрахунку 18 гривень на день. Він повернувся на 2 дні раніше 3 лютого. Петров зобов’язаний заповнити звіт про використання коштів і повернути в касу підприємства добові за 2 дні, тобто 36 гривень. Зробити це потрібно протягом 3 банківських діб. Втім, пан Петров, незважаючи на нагадування бухгалтера, кошти повернути забув.

Згадав про це лише в середині лютого. Тоді Петрову доведеться сплатити штраф у розмірі 15% від неповерненої суми. В нашому випадку 15% від 36 гривень складає 5 гривень 40 копійок. Тобто, якщо працівник, не дотримавшись триденного строку, повертає кошти протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін, — тоді він має сплатити штраф у розмірі 15 %.

Натомість пан Петров може згадати про неповернуті гроші через 2, 3, 5 місяців. Тоді, крім штрафу йому доведеться сплатити ще й податок за ставкою 13% від неповерненої суми та ще й з підвищеним коефіцієнтом – 1,14. В нашому випадку 13% від 36 гривень помножені на 1,14 становитиме 5 гривень 38 копійок. Тобто загалом замість 36 невчасно повернутих гривень пан Петров втратить 46 гривень 76 копійок. Завважте, навіть якщо кошти до каси працівник все ж внесе, штрафну санкцію не скасують і не повернуть.

Звісно, для прикладу ми взяли невелику суму, а якщо сума, видана під звіт значна….. тож бережіть свої кошти від штрафів.