Податкова звітність: електронний документообіг.

 Документи податкової звітності до органів податкової служби можуть бути надані (надіслані):

на паперових носіях;

поштовими відправленнями;                           

на магнітних носіях з доданням роздрукованих оригіналів документів податкової звітності на паперових носіях;

на магнітних носіях з накладанням електронного цифрового підпису без додання роздрукованих оригіналів документів податкової звітності на паперових носіях;

засобами телекомунікаційного зв’язку за допомогою будь-якої транспортної системи, яка забезпечує доставку пакета звітних документів платника податків до ОДПС, з накладанням електронного цифрового підпису.

Вибираючи спосіб податкового звітування, платник податку співставляє всі затрати та переваги, а останні при електронному документообігу очевидні (оперативність формування звітності, безконтактна здача звітності, можливість вчасного виправлення помилок тощо).

Порядок подання податкових документів засобами телекомунікаційного зв’язку,  примірна форма договору про визнання електронних документів та інструкція щодо підготовки і подання податкових документів засобами телекомунікаційного зв’язку затверджені наказом ДПА України від 10.04.08 №233. Крім того, з метою підвищення ефективності роботи  на регіональному та районному рівнях у процесі  приймання та комп’ютерної обробки податкової звітності платників податків та реєстрів отриманих та виданих  податкових накладних в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку наказом ДПА України від 15 квітня 2008 року №250 затверджено Методичні рекомендації щодо приймання та комп’ютерної обробки податкової звітності платників податків в ОДПС України.

Для подання звітності в електронному вигляді платник податків:

отримує в будь-якому включеному до системи подання податкових документів в електронному вигляді акредитованому центрі сертифікації ключів посилені сертифікати відкритих ключів посадових осіб підприємства, що мають право підпису (керівника, бухгалтера), та печатку підприємства. Платник податків фізична особа – суб’єкт підприємницької діяльності може обмежитись одним ключем ЕЦП. Особисті ключі знаходяться на ключових (електронних) носіях, що зберігаються в таємниці;

 отримує в органі ДПС за місцем реєстрації або на WEB-сайті ДПА України чи регіональної ДПА текст примірного договору про визнання електронних документів, безкоштовне спеціалізоване програмне забезпечення формування та подання до органів ДПС податкових документів в електронному вигляді;

 ознайомившись та погодившись з чинною редакцією примірного договору, заповнює необхідні реквізити, у тому числі вписує свою електронну адресу, підписує та скріплює печаткою два примірники договору (для фізичної особи як суб'єкта підприємницької діяльності за наявності печатки);

 надає до органу ДПС за місцем реєстрації підписані та скріплені печаткою два примірники договору та посилені сертифікати відкритих ключів на електронному носії;

після підписання договору в органі ДПС за місцем реєстрації отримує один примірник договору.

Документ, підготовлений згідно з вимогами Інструкції із застосуванням ЕЦП та шифрування, поданий в електронному вигляді до органів ДПС засобами телекомунікаційного зв’язку або на магнітному носії, вважається оригіналом.

Підтвердженням платнику податків передачі його податкових документів в електронному вигляді до органу ДПС засобами телекомунікаційного зв’язку є перша квитанція. Ця квитанція надсилається органами ДПС на електронну адресу платника податків, з якої було надіслано податкову звітність.

Якщо на адресу платника податків не надійшла перша квитанція, то податковий документ вважається неодержаним. В такому випадку дане питання варто вирішувати із оператором зв’язку. Підтвердженням платнику податків прийняття його податкових документів до бази даних ДПС є друга квитанція в електронному вигляді у текстовому форматі, в якій визначаються реквізити прийнятого податкового документа в електронній формі, відповідність податкового документа в електронній формі формату (стандарту) електронного документа, результати перевірки ЕЦП, інформація про платника податків, дата та час приймання, реєстраційний номер, податковий період, за який подається звіт, та дані про відправника квитанції. На цю квитанцію накладається ЕЦП органу ДПС, здійснюється її шифрування та надсилання платнику податків засобами телекомунікаційнго звязку.

Якщо надіслані податкові документи сформовано помилково, то платнику податків надсилається друга квитанція в електронному вигляді у текстовому форматі про неприйняття податкових документів в електронному вигляді з зазначенням причин. Датою та часом надання податкового документа в електронному вигляді до органів ДПС є дата та час, які зафіксовані у першій квитанції.

В разі надання податкової звітності на магнітних носіях з накладанням електронного цифрового підпису квитанція про отримання  податкових документів надається платнику на магнітний носій в електронному вигляді безпосередньо після імпорту документів в базу даних податкової звітності. 

Якщо платник податків надіслав на електронну адресу органів ДПС кілька примірників одного податкового документа (у разі виправлення, неотримання першої квитанції тощо), то оригіналом вважається електронний документ, надісланий до органів ДПС останнім до закінчення граничного терміну подання податкової звітності за умови, що його було сформовано правильно, прийнято до бази даних ДПС та платнику податків надійшла про це друга квитанція.

Платник податків, який уклав Договір з ДПІ про подання звітності в електронному вигляді з накладанням ЕЦП, має можливість отримати інформацію про стан розрахунків з бюджетом. При надходженні відповідного запиту в електронному вигляді від платника податків відділом захисту та ведення податкової звітності проводиться його обробка, формування та надсилання відповіді станом на момент прийняття запиту.

З метою забезпечення своєчасного і повного відшкодування податку на додану вартість, скорочення термінів проведення та кількості документальних перевірок з питань достовірності нарахування бюджетного відшкодування з квітня 2008 року введено новий додаток до податкової декларації з податку на додану вартість, яким передбачено розшифрування податкового кредиту та податкових зобов’язань в розрізі контрагентів.

На веб-сайті ДПА України розміщено доопрацьоване програмне забезпечення та інструкція до Системи формування та подання до органів ДПС засобами телекомунікаційного зв’язку податкової звітності, податкових накладних та реєстрів податкових накладних в електронному вигляді. На виконання розпорядження Кабінету Міністрів України від 6 лютого 2008 року №262-р Про заходи щодо удосконалення системи адміністрування податку на додану вартість режим формування розшифровки податкового кредиту та податкових зобов’язань в розрізі контрагентів знаходиться в пункті 11 даної інструкції.