Процедура отримання сертифікатів і обміну складається з таких основних етапів:

1. Працівник підрозділу приймання та обробки податкової звітності ДПІ за місцем реєстрації, відповідальний за комп’ютерну обробку податкової звітності платників податків в електронному вигляді (далі – працівник ПОПЗ), повинен на запит Платника податків, зареєстрованого в даній ДПІ, видати два екземпляри договору про забезпечення електронного документообігу платника податків з Державною податковою інспекцією засобами телекомунікаційного зв’язку за встановленою формою (додаток до Методичних рекомендацій) та записати на електронний носій Платника податків програмне забезпечення для шифрування й підписування даних, до бази сертифікатів якого вже занесено відкритий ключ районної ДПІ.

Платник податків може також взяти даний Договір в форматі ".pdf", ПЗ та сертифікат районної ДПІ на сайті ДПА України www.sta.gov.ua чи   ДПА у Вінницькій області www.vindpa.vc.ukrtel.net та самостійно занести сертифікат ДПІ до робочого місця клієнта системи шифрування й підписування даних.

2.     Платник податків повинен:

програмним забезпеченням для накладання електронного підпису та шифрування здійснити генерацію своїх особистих (секретних) та відкритих ключів електронного підпису та записати їх на електронні носії. Особисті ключі електронного підпису посадових осіб платника податків знаходяться на ключових носіях, що зберігаються в таємниці;

надати працівнику ПОПЗ підписані та скріплені печаткою Договори, відкриті ключі на магнітному носії разом з карткою підприємства (у картці зазначаються всі посадові особи Платника податків, що мають право підпису податкової звітності, їх повноваження та їх відкриті ключі). Перелічені документи можуть бути надані/отримані уповноваженою особою за умови наявності письмового доручення особи, на ім’я якої згенеровано ключовий елемент.

3.     Працівник ПОПЗ повинен:

прийняти від Платника податків підписані та скріплені печаткою Договори та магнітний носій з відкритими ключами Платника;

виконати перевірку реквізитів, вказаних в Договорі (найменування та код ЄДРПОУ платника податків, ПІБ керівника та ПІБ бухгалтера), з реєстраційними даними платника податків у ДПІ;

виконати генерацію сертифіката платника на основі заявки на сертифікат, занести його до бази сертифікатів та записати на магнітний носій платника;

у випадку, якщо Платник податків залишив матеріали та було виявлено некоректне заповнення Договору, магнітний носій неможливо прочитати або заявку на сертифікат сформовано невірно, відправити про це повідомлення на електронну адресу Платника податків, зазначену в картці підприємства;

підписати Договір у начальника ДПІ та зареєструвати його в канцелярії;

відправити повідомлення на електронну адресу Платника податків про внесення його до бази сертифікатів та можливість забрати свої документи;

видати Платнику податків його примірник Договору та магнітний носій із згенерованим сертифікатом платника;

зберігати оригінал Договору в окремій папці (назва та номер папки вказуються згідно з номенклатурою справ у підрозділі).